POP Gestão 01/02

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📅 Rotina Diária

O que fazer todo dia ao chegar — antes de qualquer outra coisa

⭐

REGRA DE OURO — Todo dia, sem exceção

Liberar as Notas Fiscais e etiquetas de entrega é sempre a PRIMEIRA atividade do dia. Só depois passar para as demais tarefas.

☀️

SEGUNDA

Liberar NF e etiquetas de entrega do dia
Conferir boletos de fornecedores recebidos (e-mail/grupo) e lançar para pagamento no Gestão Click
Verificar no grupo de WhatsApp de cada cliente se o laboratório confirmou a coleta da semana
Se lab NÃO confirmou até 12h → enviar mensagem no grupo (ver modelo na Seção 8)
Verificar portal do laboratório — novos laudos desde sexta
Checar pendências da semana anterior na planilha de controle
Alinhamento semanal com técnicos de campo (15 min)

☁️

TERÇA

Liberar NF e etiquetas de entrega do dia
Conferir boletos de fornecedores recebidos (e-mail/grupo) e lançar para pagamento no Gestão Click
Se lab ainda não confirmou coleta → ligar diretamente. Não aguardar mais.
Registrar tentativa de contato na planilha (data e hora)
Verificar portal do laboratório — novos laudos
Processar e salvar laudos recebidos no Drive

🌤️

QUARTA

Liberar NF e etiquetas de entrega do dia
Conferir boletos de fornecedores recebidos (e-mail/grupo) e lançar para pagamento no Gestão Click
Verificar portal — novos laudos
Clientes Semana 1: verificar se E. coli e SS65 já estão publicados
Se resultado Sem.1 não chegou até dia 8 do mês → acionar lab IMEDIATAMENTE
Processar e salvar laudos no Drive

🌦️

QUINTA

Liberar NF e etiquetas de entrega do dia
Conferir boletos de fornecedores recebidos (e-mail/grupo) e lançar para pagamento no Gestão Click
Verificar portal — novos laudos
Clientes Sem. 2, 3 e 4: verificar se turbidez/SS65 chegaram (prazo: 5 dias após coleta)
Se resultado não chegou no prazo → acionar laboratório
Processar e salvar laudos no Drive

🌥️

SEXTA

Liberar NF e etiquetas de entrega do dia
Conferir boletos de fornecedores recebidos (e-mail/grupo) e lançar para pagamento no Gestão Click
Verificar portal — novos laudos
Revisão conjunta da planilha de controle — ambas as carteiras (20 min)
Identificar clientes com coleta pendente e definir ação para semana seguinte
Limpeza de pendências (30 min) — deixar tudo registrado para segunda
Revisar o que fecha no mês: o que falta para fechar cada cliente

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📁 Google Drive

Onde salvar cada documento — siga sempre o caminho correto

📌

Nunca salvar documentos só no computador local. Tudo vai para o Drive imediatamente após receber ou gerar.

2.1 Estrutura de pastas

Para laudos mensais:

📁 CLIENTES CONTROLE SISAGUA → [CIDADE] → [CLIENTE] → RELATÓRIOS → RELATÓRIOS 2026 → [MMAA]

Para relatórios semestrais:

📁 CLIENTES CONTROLE SISAGUA → [CIDADE] → [CLIENTE] → RELATÓRIOS → RELATÓRIOS 2026 → SEMESTRAL → 1 SEMESTRE ou 2 SEMESTRE

📍

Exemplo — laudo mensal

Laudo de março/2026 do Condomínio Aquarius Premium (São José dos Campos): CLIENTES CONTROLE SISAGUA → SÃO JOSE DOS CAMPOS → CONDOMINIO AQUARIUS PREMIUM → RELATÓRIOS → RELATÓRIOS 2026 → 0326

📍

Exemplo — relatório semestral

1º semestre/2026 do Condomínio Aquarius Premium: CLIENTES CONTROLE SISAGUA → SÃO JOSE DOS CAMPOS → CONDOMINIO AQUARIUS PREMIUM → RELATÓRIOS → RELATÓRIOS 2026 → SEMESTRAL → 1 SEMESTRE

2.2 Mapa cliente → cidade

As pastas são organizadas por cidade. Se não lembrar onde está o cliente, consulte a planilha de cadastro de clientes.

Cidade	Clientes
Atibaia	Assoc. Proprietários Residencial Shambala III, Assoc. Proprietários Parque Res. Shambala II, Condomínio Villa Dei Fiori
Caçapava	Assoc. Terras de Santa Mariana (SAMA), Associação Malibu, Clube Recreativo Jequitibá, Comunidade Terapêutica Liberdade, Instituto Santa Teresa D'Avila, Motel 1.001 Ltda, MS Indústria Produtos Plásticos, TW Espumas
Campinas	Campinas Educação S.A
Caraguatatuba	45.627.887 Renato Gomes da Cunha, Ilha Morena Praia Hotel, Cantina Fortunato, Massaguaçu S.A., NBL Indústria, Pesqueiro do Grotto, Santo Gelo, Park Imperial
Embu das Artes	Proxy Consultoria e Gestão Imobiliária
Guararema	Hotel Fazenda Pintado na Brasa
Jacareí	Condomínio Empresarial Indusvale, Lanchonete Diacov, M&G Jacareí I, SHA Comércio de Alimentos, Solutech Ingredientes, VDA Logística
Jambeiro	Assoc. Proprietários Loteamento Reserva Fazenda São Francisco
Pindamonhangaba	Fonte do Vale Transporte de Água Potável Ltda
Piracicaba	Shark Tratores e Peças
Santa Branca	Wirex Cable S.A
São José dos Campos	Acrevale, Centro de Valorização da Vida, Aquarius Premium, Boulevard Park, Central Park, Bonaire, Sport Ville, Chácara dos Eucaliptos, Girassóis I, Vila Almada, Fernando Marson, Fundhas, Gelo Cristal, Gelito's, Nova Aurora, Hospedagem Poliedro, Colégio Poliedro, NAS Educação — Poliedro Aquarius, Globo Gelo, Prolind Alumínio, Sorvetes Rochinha, Madson Marcondes, Costa Norte, Ed. Geneve, Rincon D'La Victoria, Vale Verde Tamoios
São Paulo	Acquare Campo Belo, Colégio Pan Terra, Ed. Itaparica, Rosas de Maio, Scene Alto de Pinheiros, Art de Vivre, Limoges Jardins, Lugano Club, Milano Club
São Sebastião	Assoc. Compossuidores de Pauba, Vila Verde de Maresias, Village de Camburizinho, Village do Carmo, Eduardo de Carvalho Gelo
Taboão da Serra	Res. Bosque do Taboão — Castanheira, Cerejeiras 1, Laranjeira
Taubaté	Fashion Vale Outlet, Tarobá Construções
Ubatuba	AAPP Pulso, Centro do Professorado Paulista - CPP, Condomínio Residencial Duo Itaguá, Condomínio Wembley Tênis, Samola — Assoc. Moradas da Lagoinha

Esta tabela mapeia a estrutura CLIENTES CONTROLE SISAGUA. Clientes mensais sem obrigação SISAGUA (ex.: Fashion Vale Outlet, Tarobá Construções, Taubaté) não entram nessa estrutura — ficam na pasta CLIENTES CONTROLE ANÁLISES (sem subpasta por cidade), conforme item 5.1/5.7 do POP-TEC-002.

2.3 Como nomear os arquivos

Documento	Onde salvar	Nome do arquivo
📄 Laudo do laboratório	Pasta do mês [MMAA]	MMAA_Cliente_Laudo Ex: 0326_AquariusPremium_Laudo
🖨️ Extrato SISAGUA	Pasta do mês [MMAA]	MMAA_Cliente_SISAGUA Ex: 0326_AquariusPremium_SISAGUA
📃 Nota fiscal	Pasta do mês [MMAA]	MMAA_Cliente_NF Ex: 0326_AquariusPremium_NF
🧾 Boleto	Pasta do mês [MMAA]	MMAA_Cliente_Boleto Ex: 0326_AquariusPremium_Boleto
📄 Relatório semestral	SEMESTRAL → 1 SEMESTRE ou 2 SEMESTRE	AAAA_Cliente_1Semestre Ex: 2026_AquariusPremium_1Semestre
⚠️ Registro de ocorrência	Pasta do cliente → OCORRÊNCIAS	AAAA-MM-DD_Cliente_Ocorrencia

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🖥️ Fluxo de Fechamento Mensal

Executar para cada cliente da carteira, na ordem, sem pular etapas

⛔

Clientes com SISAGUA têm prazo legal. Nunca atrasar o lançamento. Em caso de dúvida, consulte a tabela de perfis abaixo antes de fechar qualquer cliente.

3.1 Download e salvamento dos laudos

	Ação	Como fazer	Quem
1	Acessar portal do laboratório	Entrar no portal e verificar laudos liberados. Filtrar pelos clientes da sua carteira.	Gestão 01 ou 02
2	Verificar laudos disponíveis	Conferir: cliente correto ✓ Data da coleta ✓ Parâmetros analisados ✓ Prazo de 5 dias úteis respeitado ✓	Gestão responsável
3	Baixar o laudo em PDF	Nomear conforme padrão: MMAA_Cliente_Laudo Exemplo: 0326_AquariusPremium_Laudo	Gestão responsável
4	Salvar no Drive	Salvar no caminho correto: CLIENTES CONTROLE SISAGUA → [CIDADE] → [CLIENTE] → RELATÓRIOS → RELATÓRIOS 2026 → [MMAA]	Gestão responsável
5	Registrar na planilha de controle	Marcar: cliente, semana, data do laudo, parâmetros recebidos, se chegou no prazo, status atual.	Gestão responsável

3.2 Conferência do laudo (antes de processar)

Fazer para todo laudo, antes de salvar no Drive e seguir para SISAGUA ou faturamento — pega erro antes que vire retrabalho ou notificação da Vigilância.

⛔

Nenhum laudo segue para SISAGUA ou faturamento sem passar por esta conferência. Havendo qualquer divergência, PARE no passo 5 antes de continuar.

	Ação	Como verificar	Quem
1	Parâmetros solicitados x realizados	Conferir se todos os parâmetros pedidos ao laboratório constam no laudo, com resultado. Sinalizar: parâmetro pedido e ausente; parâmetro extra não pedido (pode indicar troca de amostra); unidade de medida diferente da usual. Atenção ao custo: o laboratório cobra por parâmetro — qualquer parâmetro fora do solicitado, além de descaracterizar o serviço contratado, gera custo extra para a Filtratech.	Gestão responsável
2	Cadastro do cliente	Checar se o nome/razão social e o endereço do laudo batem exatamente com o cadastro (GestãoClick/SISAGUA). Atenção redobrada em clientes com mais de uma unidade ou mais de um ponto de captação.	Gestão responsável
3	Ponto de coleta	Confirmar se a captação/ponto amostrado no laudo (ex.: "Poço 01", "saída do filtro") é exatamente o solicitado no plano de amostragem do cliente.	Gestão responsável
4	Tipo de água	Verificar se o laudo identifica claramente água bruta ou tratada, e se bate com o que foi pedido. Um resultado de água tratada lido como bruta (ou o contrário) pode levar a uma interpretação e comunicação erradas ao cliente.	Gestão responsável
5	Se houver qualquer divergência	NÃO seguir para SISAGUA nem faturamento. Solicitar a correção ao laboratório pelo e-mail de SAC, registrar a ocorrência na planilha de controle e só retomar a partir do passo 1, com o laudo corrigido.	Gestão responsável

💸

Parâmetro extra = custo extra

O laboratório cobra por parâmetro analisado. Um parâmetro que aparece no laudo sem ter sido solicitado não é "brinde" — é um serviço diferente do contratado e gera cobrança à Filtratech. Ao identificar isso no passo 1, registrar e informar a Coordenação Técnica, além de sinalizar a divergência ao laboratório.

📌

Clientes com contrato consolidado nem sempre precisam de conferência integral em 100% dos laudos — a Coordenação Técnica pode definir amostragem. Mas a conferência volta a ser obrigatória em todos os laudos sempre que houver mudança de laboratório, de método, ou qualquer inconsistência percebida, independentemente do cliente.

Resultado fora do padrão identificado já nesta etapa? Ver Seção 3.4 e Seção 7 — Quando acionar o Fernando.

3.3 Conferência por perfil de cliente

Ao fechar o mês, verificar se TODOS os laudos esperados estão presentes:

Perfil	Laudos esperados	⚠️ Atenção
🔵 Perfil A Padrão (68 clientes)	4 laudos: Sem.1: E.coli + SS65 saída + SS65 consumo · Sems.2,3,4: Turbidez saída	Turbidez NÃO se repete se faltar semana — não há recoleta automática. Registrar e acionar lab.
🔵 Perfil B SS65 toda semana (Shambala II, Vila Verde Maresias, Ilha Morena, Samola, Park Imperial)	4 laudos: Sem.1: E.coli + SS65 saída + SS65 consumo · Sems.2,3,4: SS65 saída + SS65 consumo	SS65 se repete toda semana — se houver desconformidade em uma semana, a próxima serve como recoleta confirmatória.
🔵 Perfil C Sazonal AAPP Pulso (1 cliente)	Nov–Fev: 4 laudos (todas as semanas) · Mar–Out: 2 laudos (Sems. 1 e 3 apenas)	Sems. 2 e 4 (Mar–Out): NÃO acionar lab. Autorizado pela Vigilância Sanitária.
🔵 Perfil D Mensal (Madson, Village Camburizinho, Vale Verde Tamoios, VDA Logística)	1 laudo por mês	Verificar parâmetros conforme contrato individual de cada cliente.

3.4 O que fazer se a água estiver fora do padrão

⛔

NUNCA prosseguir para SISAGUA ou faturamento com desconformidade em aberto.

Resolver primeiro, seguindo o protocolo abaixo. Em caso de dúvida: acionar o Fernando.

Situação	Ação imediata	Próximo passo
🔴 E. coli ou coliformes na água TRATADA	Acionar Fernando imediatamente. Avisar cliente.	Fernando define: recoleta + reforço de cloração. Não lançar SISAGUA até resolução.
🟡 E. coli / coliformes só na água BRUTA (tratada OK)	Registrar. Informar Fernando. Entrar em acompanhamento.	3 meses consecutivos → Fernando recomenda limpeza do poço + tratamento químico.
🟡 Turbidez fora do padrão — COM filtro	Verificar se manutenção e retrolavagem estão em dia.	Filtro OK → registrar e aguardar. Filtro pendente → acionar cliente para regularizar.
🔴 Turbidez fora do padrão — SEM filtro	Informar Fernando para avaliação técnica.	Fernando define ação.
🔴 SS65 fora do padrão	Acionar Fernando imediatamente. Identificar qual parâmetro está fora antes de ligar.	Parâmetro bacteriológico (E. coli/coliformes) → avisar cliente + emergência. Demais parâmetros (cor, turbidez, cloro, pH, temperatura, fluoretos) → Fernando avalia caso a caso. Não lançar SISAGUA até definição.
🔴 Cliente solicita recoleta mesmo OK	Registrar solicitação. Acionar lab para reagendamento.	Seguir fluxo normal após nova coleta.

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Clientes sem SISAGUA (12 clientes)

Associação Malibu, Ed. Residencial Geneve, Fashion Vale Outlet, Rincon D'La Victoria, Village do Carmo, Costa Norte, Eduardo Gelo, Madson Marcondes, NBL Indústria, Tarobá Construções, Vale Verde Tamoios, VDA Logística. Após confirmar qualidade da água → ir direto para faturamento, sem lançamento no SISAGUA.

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🏛️ Lançamento no SISAGUA

Sistema federal obrigatório — cada colaboradora lança os clientes da própria carteira

⛔

OBRIGATÓRIO E COM PRAZO LEGAL

Somente lançar após confirmar: (1) todos os laudos do mês salvos no Drive e conferidos (Seção 3.2), e (2) qualidade da água resolvida.

	Ação	Como fazer	Quem
1	Confirmar pré-requisitos	☑ Todos os laudos do mês no Drive e conferidos? ☑ Água conforme (ou recoleta concluída)? Se não → resolver antes de prosseguir.	Gestão responsável
2	Acessar o SISAGUA	Entrar com login da Filtratech. Selecionar o cliente da carteira.	Gestão responsável
3	Lançar os dados	Inserir resultados conforme os laudos. Conferir CADA valor antes de salvar — erro gera retrabalho e pode gerar notificação da Vigilância.	Gestão responsável
4	Salvar e confirmar	Confirmar o lançamento. Verificar se o sistema aceitou sem erros.	Gestão responsável
5	Baixar extrato do mês	Baixar o comprovante em PDF. Nomear: MMAA_Cliente_SISAGUA Ex: 0326_AquariusPremium_SISAGUA	Gestão responsável
6	Salvar extrato no Drive	Salvar na mesma pasta do mês do cliente — junto com os laudos.	Gestão responsável
7	Atualizar planilha	Marcar SISAGUA como lançado. Registrar data.	Gestão responsável

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💰 Faturamento

Após SISAGUA concluído — ou direto para clientes sem SISAGUA

	Ação	Como fazer	Quem
1	Verificar valor do contrato	Conferir no GestãoClick o valor mensal. Verificar se há serviço adicional: recoleta, visita técnica, produto.	Gestão responsável
2	Emitir nota fiscal	Gerar NF no GestãoClick. Conferir CNPJ, endereço e valor antes de emitir.	Gestão responsável
3	Baixar NF e boleto	Nomear: MMAA_Cliente_NF e MMAA_Cliente_Boleto	Gestão responsável
4	Salvar no Drive	Salvar NF e boleto na pasta do mês do cliente.	Gestão responsável
5	Atualizar planilha	Marcar faturamento concluído. Registrar data e vencimento do boleto.	Gestão responsável

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✉️ E-mail para o Cliente

Fechamento do ciclo mensal — enviar após faturamento concluído

6.1 Checklist antes de enviar

	Documento	Observação
☐	📄 Laudos do laboratório do mês	Todos os laudos — conforme perfil A, B, C ou D do cliente
☐	🖨️ Extrato do SISAGUA	Somente para os 66 clientes com obrigação SISAGUA
☐	📃 Nota fiscal	Conferir CNPJ e valor antes de anexar
☐	🧾 Boleto	Conferir vencimento antes de anexar

📌

DESTINATÁRIOS — Sempre usar o grupo do cliente

Cada cliente tem um grupo cadastrado com administradoras, síndicos e zeladores. Nunca digitar e-mail manualmente — selecionar o grupo para não esquecer ninguém.

6.2 Modelo de e-mail mensal

Assunto

[Nome do Cliente] — Relatórios e Documentos — [Mês/Ano]
Exemplo: Condomínio Aquarius Premium — Relatórios e Documentos — Março/2026

Corpo do e-mail

Prezados,

Segue em anexo a documentação referente ao mês de [MÊS/ANO]:
• Laudos de análise de água do laboratório
• Extrato de lançamento SISAGUA ← retirar para clientes sem SISAGUA
• Nota fiscal nº [NÚMERO] — Vencimento: [DATA]
• Boleto

Qualquer dúvida, estamos à disposição.

Atenciosamente,
Filtratech Ambiental
[gestao1 ou gestao2]@filtratech.com.br

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📞 Quando Acionar o Fernando

Responsável Técnico — nunca tomar decisão técnica por conta própria

Situação	Urgência	Como acionar
E. coli ou coliformes na água tratada	⚫ IMEDIATA	WhatsApp direto — ligar se não responder em 15 min
SS65 fora do padrão (qualquer ponto)	⚫ IMEDIATA	WhatsApp direto — aguardar orientação antes de qualquer ação
Turbidez muito acima do padrão — sem filtro	🟠 URGENTE — mesmo dia	WhatsApp — informar cliente e resultado
Turbidez fora do padrão — filtro com manutenção pendente	🟠 URGENTE — mesmo dia	WhatsApp — informar situação do filtro
E. coli só na água bruta — 3º mês consecutivo	🔵 PROGRAMADO	Relatar na próxima reunião ou WhatsApp sem urgência
Preposto avisa anomalia no sistema	🟠 URGENTE — mesmo dia	WhatsApp — Fernando avalia: videochamada ou visita
Situação não prevista neste POP	⚪ CONFORME AVALIAÇÃO	Descrever a situação e aguardar orientação

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💬 Modelos de Mensagem — WhatsApp

Usar sempre os modelos abaixo. Nunca mensagem informal para grupos de clientes.

Modelo 1 — Confirmar agendamento (toda segunda-feira)

Enviar no grupo [Lab + Cliente + Filtratech]

Bom dia! Gostaríamos de confirmar o agendamento da coleta desta semana para [NOME DO CLIENTE]. Podem nos confirmar a data e horário previsto? Obrigada. Filtratech Ambiental

Modelo 2 — Cobrar resultado atrasado

Enviar quando resultado não chegar em 5 dias

Bom dia! A coleta de [PARÂMETRO] do cliente [NOME DO CLIENTE], realizada em [DATA], ainda não está disponível no portal. Podem verificar e providenciar a publicação? Prazo acordado: 5 dias úteis. Obrigada. Filtratech Ambiental

Modelo 3 — Informar falha de coleta ao cliente

Enviar quando laboratório não realizou a coleta

Prezados, informamos que a coleta prevista para [DATA] não foi realizada pelo laboratório. Já acionamos o laboratório e estamos providenciando o reagendamento com a maior brevidade. Manteremos vocês informados. Atenciosamente, Filtratech Ambiental

Modelo 4 — Solicitar reagendamento ao laboratório

Enviar no grupo para o laboratório

Bom dia! A coleta de [PARÂMETRO] do cliente [NOME CLIENTE] prevista para [DATA] não foi realizada. Precisamos reagendar com urgência para cumprir o prazo mensal. Qual a data mais próxima disponível? Obrigada.

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⚠️ Clientes com Perfil Especial

Consultar esta seção antes de processar laudos ou lançar no SISAGUA

Clientes com ETA — Estação de Tratamento de Água

📌

Resultado fora do padrão em cliente com ETA → comunicar Fernando ANTES de contatar o cliente. Pode envolver ajuste operacional na estação.

Cliente	Observação
Acquare Campo Belo	ETA com preposto treinado
Assoc. Proprietários Residencial Shambala III	ETA com preposto treinado
Assoc. Proprietários Parque Res. Shambala II	ETA com preposto treinado — Perfil B (SS65 toda semana)
Ilha Morena Praia Hotel	ETA com preposto treinado — Perfil B — captação superficial
Massaguaçu S.A.	ETA com preposto treinado
SHA Comércio de Alimentos	🔵 ETA operada pela Filtratech — acionar Fernando para qualquer alteração

Clientes com filtro — manutenção pendente

🟡

Ao receber laudo de turbidez fora do padrão nesses clientes: verificar primeiro se a manutenção foi regularizada antes de qualquer ação.

Condomínio Residencial Rosas de Maio
Condomínio Vila Verde de Maresias (Perfil B)
Samola — Associação Moradas da Lagoinha (Perfil B)

AAPP Pulso — Cronograma sazonal autorizado pela Vigilância Sanitária

Período	Frequência	Semanas com coleta
Nov–Fev (alta temp.)	SEMANAL — 4x/mês	Semanas 1, 2, 3 e 4
Mar–Out (baixa temp.)	QUINZENAL — 2x/mês	Semanas 1 e 3 — Sems. 2 e 4: SEM coleta

🟢

Semanas sem coleta (Sems. 2 e 4, período Mar–Out)

NÃO acionar o laboratório. Isso é autorizado pela Vigilância Sanitária. Manter documento de autorização arquivado na pasta do cliente no Drive.

Park Imperial — Duas captações superficiais

📌

Este cliente tem DUAS captações superficiais independentes. Ao verificar laudos no portal, confirmar de qual captação veio cada amostra. Perfil B (SS65 toda semana).

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🗓️ Fluxo Semestral — Março e Setembro

Coleta adicional com parâmetros extras — corre em paralelo ao fluxo mensal

🟡

ATENÇÃO NOS MESES DE MARÇO E SETEMBRO

Nesses meses a carga é maior: 4 coletas mensais de rotina + coleta semestral adicional. Planejar a semana com antecedência.

10.1 Características da coleta semestral

📅 Meses de coleta	Março (1º Semestre) e Setembro (2º Semestre)
🚚 Quem coleta	Laboratório — já contratado junto com o serviço mensal
📍 Pontos de coleta	Os mesmos da mensal: água bruta, saída do tratamento e ponto de consumo
⏱️ Prazo do laudo	Aproximadamente 20 dias após a coleta
🏛️ Lançamento SISAGUA	Obrigatório — prazo é o encerramento do semestre (junho e dezembro). Quanto antes, melhor.
✉️ E-mail para o cliente	Separado do e-mail mensal — assunto exclusivo da semestral
⚠️ Desconformidades	Analisadas caso a caso com o Fernando
📁 Pasta no Drive	SEMESTRAL → 1 SEMESTRE (março) ou 2 SEMESTRE (setembro)

10.2 Prioridade — Clientes de Jacareí

⛔

FINALIZAR PRIMEIRO — antes de qualquer outro cliente

A fiscalização de Jacareí exige envio por e-mail com prazo próprio. Não aguardar os demais clientes para enviar.

#	Cliente — prioridade máxima na semestral
1º	Condomínio Empresarial Indusvale
2º	Lanchonete Diacov Ltda
3º	M&G Jacareí I - Condomínio Empresarial
4º	SHA Comércio de Alimentos
5º	Solutech Ingredientes

10.3 Passo a passo semestral

	Ação	Como fazer	Quem
1	Confirmar coleta com o lab	Em março e setembro, verificar no WhatsApp se o lab confirmou a coleta semestral — além das coletas mensais de rotina.	Gestão responsável
2	Acompanhar prazo do laudo	Prazo: até 20 dias após coleta. Monitorar o portal e baixar imediatamente quando disponível.	Gestão responsável
3	Baixar e salvar no Drive	Salvar em: SEMESTRAL → 1 SEMESTRE ou 2 SEMESTRE. Nomear: AAAA_Cliente_1Semestre ou AAAA_Cliente_2Semestre	Gestão responsável
4	Verificar desconformidades	Qualquer parâmetro fora do padrão → acionar Fernando ANTES de qualquer ação. Desconformidades semestrais são analisadas caso a caso.	Gestão responsável
5	Jacareí — PRIORIDADE	Finalizar primeiro os 5 clientes de Jacareí. Lançar SISAGUA e enviar e-mail antes de qualquer outro cliente semestral.	Gestão responsável
6	Lançar no SISAGUA	Mesmo fluxo do lançamento mensal (Seção 4). Prazo: junho (1º sem.) e dezembro (2º sem.). Quanto antes lançar, melhor.	Gestão responsável
7	Baixar extrato SISAGUA	Salvar na pasta SEMESTRAL → 1 SEMESTRE ou 2 SEMESTRE do cliente.	Gestão responsável
8	Montar e enviar e-mail separado	E-mail semestral é SEPARADO do mensal. Usar modelo abaixo.	Gestão responsável

10.4 Modelo de e-mail — Semestral

Assunto

[Nome do Cliente] — Relatório Semestral de Análise de Água — [1º ou 2º] Semestre/[ANO]
Exemplo: Condomínio Aquarius Premium — Relatório Semestral de Análise de Água — 1º Semestre/2026

Corpo do e-mail

Prezados,

Segue em anexo o Relatório Semestral de Análise de Água referente ao [1º ou 2º] Semestre de [ANO]:
• Laudo de análise semestral do laboratório
• Extrato de lançamento SISAGUA

Este relatório contempla parâmetros adicionais de monitoramento da qualidade da água, conforme exigência legal semestral.

Qualquer dúvida, estamos à disposição.

Atenciosamente,
Filtratech Ambiental
[gestao1 ou gestao2]@filtratech.com.br

10.5 Semestral ETE — Art. 18 do Decreto Estadual 8468/76 (saída do tratamento)

📌

Diferente da semestral SISAGUA acima

Além da semestral de água (SISAGUA), também realizamos a análise semestral da saída do tratamento das ETEs, exigida pelo Art. 18 do Decreto Estadual 8468/76 (padrões de lançamento de efluentes). Também ocorre em março e setembro, mas é um requisito legal separado — clientes e controle específicos.

Cliente	Meses
Wirex Cable	Março e Setembro
Village de Camburizinho	Março e Setembro
Shambala II	Março e Setembro
Shambala III	Março e Setembro

Acompanhar o agendamento da coleta da saída do tratamento da ETE junto ao laboratório
Acompanhar o resultado do laudo (mesma lógica de prazo da semestral SISAGUA — monitorar o portal)
Desconformidade encontrada → tratar diretamente com o RT Fernando, antes de qualquer outra ação

🟡

Atenção ao tipo de contrato — indeterminado x BID (prazo definido)

Esse serviço de Wirex, Camburizinho, Shambala II e III é em contrato de tempo indeterminado. Porém existem outros clientes que também têm análise de ETE, mas contratados via BID — contratação anual, com prazo definido. A responsabilidade de acompanhamento (agendamento, resultado e desconformidade) é a mesma, mas atenção redobrada ao vencimento do contrato nesses casos.

📌

Entre os clientes SISAGUA, temos um caso equivalente de contratação via BID (anual): FUNDHAS.

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⚡ Tabela de Prioridades e Prazos

Em caso de acúmulo de tarefas — use esta tabela para decidir o que fazer primeiro

Tarefa	Prazo	Se atrasar...
⭐ NF e etiquetas de entrega	Todo dia — 1ª atividade	Entrega parada — impacto direto na operação
⚫ Acionar lab se coleta não confirmada	Terça até 12h	Coleta não acontece — mês sem resultado
⚫ Resultado Sem. 1 no portal (E. coli + SS65)	Até dia 8 do mês	Risco legal — alimenta SISAGUA
⚫ Desconformidade → acionar Fernando	No mesmo dia	Cliente exposto — risco à saúde e contratual
🔄 Lançamento SISAGUA	Prazo legal mensal	Notificação da Vigilância Sanitária
🔄 Faturamento	Conforme vencimento contratual	Atraso no recebimento
🔄 E-mail para o cliente	Após faturamento concluído	Cliente sem informação — risco de reclamação

💡

Em caso de dúvida sobre qualquer situação não prevista neste documento: registrar o ocorrido, informar a gestão e aguardar orientação. Nunca tomar decisão técnica por conta própria.

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🧾 Boletos de Fornecedores — Gestão Click

Recebimento de boletos e lançamento para pagamento — parte da rotina diária

⭐

Faz parte da rotina diária

Todo dia, ao liberar as NF e etiquetas de entrega, também conferir se chegou boleto de fornecedor (e-mail ou grupo de WhatsApp) e lançar para pagamento no Gestão Click. Não deixar acumular para o fim da semana.

12.1 Passo a passo

#	Ação
1	Receber o boleto (e-mail do fornecedor ou grupo de WhatsApp)
2	Conferir os dados: fornecedor, valor, data de vencimento e referência (nota fiscal / pedido)
3	Lançar no Gestão Click, na conta e categoria correta, com a data de vencimento
4	Anexar o arquivo do boleto ao lançamento
5	Programar o pagamento conforme o vencimento (evitar atraso e multa)
6	Após o pagamento ser realizado, marcar o lançamento como pago no sistema

⛔

Atenção

Conferir sempre se o boleto já não foi lançado antes (evitar duplicidade) e se o valor/vencimento bate com o que está no e-mail ou grupo. Em caso de divergência, não lançar — confirmar com o fornecedor antes.

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👥 Grupo de Trabalho — Fotos, Relatórios e QR Code

Fotos e informações recebidas no grupo geram outras demandas — tratar com atenção

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Regra geral

Toda foto ou informação recebida no grupo de trabalho sobre um serviço executado (manutenção ou instalação) gera demandas seguintes: relatório correspondente, QR code do local e faturamento. Nunca tratar como só um aviso — sempre verificar o que precisa ser gerado a partir dela.

13.1 Antes de sair para realizar o serviço (instalação/manutenção)

🟡

Conferir se o cliente já possui QR code

Antes de gerar um novo, sempre conferir se o cliente já tem QR code cadastrado. Em manutenção, normalmente o QR code já existe — só confirmar. Em instalação, geralmente é caso novo e o QR code deve ser gerado.

Conferir se o cliente já possui QR code cadastrado
Se NÃO possuir (caso comum em instalação) → gerar o QR code do serviço/cliente antes de sair para o atendimento
Se JÁ possuir (caso comum em manutenção) → usar o QR code existente, não gerar um novo
Imprimir ou anexar o QR code na pasta correta — geralmente a pasta do cliente de filtros
Levar a pasta com o QR code para o local do serviço

13.2 Depois do serviço executado

Identificar o tipo de serviço a partir da foto/informação recebida no grupo (manutenção ou instalação)
Elaborar o relatório correspondente (relatório de manutenção ou relatório de instalação)
Anexar as fotos recebidas no grupo ao relatório e/ou à pasta do cliente no Drive
Providenciar o faturamento do serviço realizado

13.3 Ferramentas — Gerar QR Code, Etiqueta e Relatório

📁

Modelos e passo a passo

Modelos de relatório e o passo a passo visual (fluxograma) ficam na pasta do Drive AA PROCEDIMENTOS PARA FILTROS (equivalente ao caminho local G:\Meu Drive\AA PROCEDIMENTOS PARA FILTROS).

Passo	Ação	Responsável
1	Gerar o QR code do cliente/serviço em QR Plus — opção Leitor → Estático → preencher os campos do cliente → clicar em Incluir QR Code → clicar em Copiar link.	Grupo de trabalho
2	Abrir a etiqueta padrão ETIQUETA PARA FILTRO 2025 — pasta ETIQUETAS ZEBRA → ETIQUETAS ANTIGAS no Drive — selecionar a opção Imagem, clicar em QR Code do cliente e colar o link copiado. Ajustar a imagem do QR code dentro do layout — não alterar o layout da etiqueta, ela já está padronizada para impressão.	Grupo de trabalho
3	Fazer o download do QR code gerado — formato PNG, tamanho Pequeno — e localizar o arquivo no explorador de arquivos.	Grupo de trabalho
4	Colocar a folha de etiqueta com a logo na impressora e imprimir. Salvar/anexar a etiqueta na pasta correta do cliente (geralmente a pasta de clientes de filtros).	Grupo de trabalho
5	Preencher o relatório correspondente no Canva — Relatório de Instalação ou Relatório de Manutenção — com dados do cliente, do equipamento e da análise da água, e as fotos recebidas no grupo.	Grupo de trabalho
6	Fazer o download do relatório em PDF e salvar na pasta "RELATÓRIO DE MANUTENÇÃO COMPARTILHADO" do cliente.	Grupo de trabalho
7	Enviar o relatório em PDF para o cliente por e-mail.	Grupo de trabalho

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Fluxo resumido: Foto/informação no grupo → identificar o serviço → QR code (antes) → relatório de manutenção/instalação → faturamento (depois).

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🚚 Atendimento de Pedidos — Logística de Entrega de Químicos

Pedidos de produtos químicos informados no grupo — programação de rota por região

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Regra geral

Quando o pedido do cliente for de produtos químicos, informado no grupo de trabalho, a entrega precisa ser programada em rota — nunca despachada isoladamente sem avaliar a região.

14.1 Fechamento de carga por região

Ao receber um pedido isolado de uma região, entrar em contato com outros clientes da mesma região para tentar fechar a carga completa
Motivo: despesa de logística — uma entrega isolada gera prejuízo se a rota não estiver otimizada
Hoje, em todas as rotas que atendemos, conseguimos ajustar a demanda dessa forma

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Atenção — produtos em contrato

Ficar atento com 7 dias de antecedência aos produtos que temos obrigação contratual de fornecer. Mesmo nesses casos, usar a mesma lógica de fechamento de carga por região — a logística precisa ser precisa para não gerar prejuízo naquela entrega.

14.2 Quando não for possível fechar a carga na hora

Se não for possível fechar a carga imediatamente, pode-se esperar até mais uma semana para o fechamento
Nesse caso, sempre lembrar o cliente de manter um estoque mínimo de 15 dias, para dar tempo de organizar as entregas
Atenção redobrada nas regiões de Litoral Norte, região de Campinas e Grande São Paulo

14.3 Produtos em contrato mensal — quantidades de referência

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Quantidades e valores acordados em contrato para entrega recorrente mensal, com Nota Fiscal de Simples Remessa. Usar como referência ao programar a rota do mês — são a base fixa de carga desses clientes.

Cliente	Produto	Quantidade
Associação dos Proprietários do Loteamento Parque Residencial Shambala II	SQ Ortopolifosfato	65 kg a R$ 19,10/kg (1 bomba de 50 kg + 1 galão de 15 L)
Associação dos Proprietários do Loteamento Parque Residencial Shambala II	Polímero AL 1600	150 kg a R$ 4,70/kg (3 bombas de 50 kg)
Associação de Proprietários do Residencial Shambala III	Hipoclorito de Sódio 12%	60 kg

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Entrega conforme solicitação do cliente

Estes não são fixos mensais — a entrega ocorre quando o cliente solicita, mas as quantidades abaixo são a referência padrão de pedido.

Cliente	Produtos
Hospedagem Poliedro	60 kg Hipoclorito de Sódio 12% + 60 kg Hidróxido de Sódio
Taroba Construções Ltda	25 kg Hipoclorito de Sódio
Campinas Educação	50 kg Hipoclorito de Sódio 12% + 50 kg SQ Ortopoli
TW Espumas	50 kg Hipoclorito de Sódio 12% + 50 kg Hidróxido de Sódio
VDA Logística	25 kg Hipoclorito de Sódio

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💧 Outorga — Documentos Básicos (Nova ou Renovação)

Checklist inicial para dar entrada em outorga nova ou processo de renovação

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Serviço prestado hoje pela EFICAZ

Hoje o serviço de outorga (nova ou renovação) é realizado através do prestador EFICAZ.

15.1 Documentos do condomínio/síndico

CNH digital do síndico
Comprovante de endereço do condomínio (conta de água)
Ata de eleição

15.2 Documentos do poço

Cadastro SISAGUA do poço
Fotos do poço
Vazão e profundidade do poço (Relatório de construção)

15.3 Informações do condomínio

Número de apartamentos
Número de funcionários
Consumo de água (por mês ou por dia)

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Parecer Técnico

Verificar a necessidade de Parecer Técnico — geralmente exigido na região de São Paulo e Grande São Paulo.

15.4 Após enviar os documentos — protocolo, faturamento e acompanhamento

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O serviço da EFICAZ não gera Nota Fiscal até o momento — o lançamento no contas a pagar é feito com base nos dados/protocolo recebidos, sem esperar NF.

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Sempre solicitar o protocolo à EFICAZ

Sempre que enviar documentos — seja para a outorga ou para o parecer técnico — acompanhar e solicitar o protocolo à EFICAZ. O faturamento para o cliente é feito com base na apresentação do protocolo.

	Ação	Como fazer
1	Enviar documentos à EFICAZ	Outorga (nova/renovação) ou Parecer Técnico
2	Solicitar e acompanhar o protocolo	Cobrar da EFICAZ o número do protocolo assim que os documentos forem enviados
3	Faturar o cliente	O faturamento é feito com base na apresentação do protocolo
4	Lançar no Contas a Pagar	No mesmo momento em que o protocolo sai, lançar no contas a pagar o débito desse serviço com a EFICAZ
5	Acompanhar publicação no DOE	Geralmente a própria EFICAZ informa quando sai a publicação no Diário Oficial do Estado — acompanhar o retorno dela
6	Comunicar o cliente	Assim que publicar no DOE, avisar o cliente que o serviço foi finalizado

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🔧 Manutenção de Poços — Prestadores

Sempre confirmar com o Fernando qual prestador acionar antes de agendar

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Antes de agendar qualquer serviço de manutenção de poço

Temos 2 prestadores de manutenção de poços: Total Poços e Jacareí Poços. Sempre verificar com o Fernando qual prestador será acionado ANTES de agendar o serviço com o cliente.

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Importante — obrigação contratual

Verificar os clientes que têm esse serviço (manutenção de poço) previsto em contrato como obrigação da Filtratech de executar.

16.1 Passo a passo do agendamento e fechamento

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O serviço das prestadoras de manutenção de poço não gera Nota Fiscal até o momento — o lançamento no Gestão Click é feito com base nos dados recebidos da prestadora, sem esperar NF.

	Ação	Como fazer
1	Confirmar prestador com o Fernando	Antes de agendar, confirmar com o Fernando qual prestador acionar (Total Poços ou Jacareí Poços)
2	Verificar disponibilidade com o cliente	Alinhar com o cliente a disponibilidade de data para a manutenção
3	Passar a data para a prestadora	Repassar a data combinada para a empresa prestadora do serviço
4	Confirmar valor com o Fernando	O valor do serviço geralmente já é acordado com o Fernando antes de fechar com a prestadora
5	Acompanhar execução	O serviço leva, em média, 1 dia dentro do horário comercial
6	Cobrar informações do serviço	Acompanhar e cobrar da prestadora as informações necessárias para gerar o relatório do serviço
7	Enviar relatório com o faturamento	O relatório do serviço deve ser enviado ao cliente junto com o faturamento
8	Lançar débito no Gestão Click	Assim que receber os dados da prestadora, lançar o débito no Gestão Click referente a esse prestador